Non esiste una panacea per tutti i settori e tutte le situazioni. Tuttavia è possibile affidarsi ad un numero sufficiente di metodi di ottimizzazione del business già sviluppati e testati; tra questi puoi scegliere quello più adatto alla tua azienda. La cosa principale è prima di tutto analizzare attentamente ogni cosa e identificare i problemi attuali.
Standardizzazione
Nelle grandi organizzazioni, è consuetudine che ogni ufficio di rappresentanza conservi la documentazione a suo modo senza un sistema univoco. Ciò porta inevitabilmente a problemi logistici e confusione nei rapporti, oltre al fatto che i dipendenti perdono tempo a svolgere noiose attività di routine.
Un'eccezione
In alcuni processi è possibile ampliare le fasi di esecuzione in modo da combinare le singole fasi. Ciò semplificherà e accelererà l'intero processo aziendale.
Ad esempio, se in un'azienda, quando si assume un nuovo dipendente, è consuetudine prima considerare un curriculum e quindi condurre un colloquio in tre fasi (con un funzionario del personale, un capo di un dipartimento e un direttore dell'azienda), allora tale processo può essere ottimizzato eliminando la fase di colloquio con il responsabile delle risorse umane. Converrebbe invece consegnare al candidato un questionario dettagliato da compilare, contenente tutte le domande di interesse per l'addetto al personale, e invitare il candidato a presentarsi direttamente ad un colloquio con il responsabile del dipartimento che dovrebbe valutare la professionalità del futuro dipendente e la sua idoneità alla posizione da ricoprire. Non è necessario un colloquio con il direttore o il proprietario dell'azienda (tranne quando l'organizzazione è piccola o il top manager è abituato ad assumersi personalmente la gestione dei problemi).
Analizza la struttura dei processi aziendali e trova quei passaggi che possono essere rimossi senza compromettere il risultato.
Il cambiamento
L'analisi di un processo aziendale complesso ti mostrerà i punti in cui questo può essere ottimizzato. Ad esempio, sostituzione delle materie prime o dei materiali e scelta di metodologie di lavorazione più avanzate riducono il costo delle merci. Ma qualsiasi cambiamento di questo tipo deve essere ben ragionato e pianificato. Indipendentemente da come viene eseguita, l'ottimizzazione aziendale potrebbe influire negativamente sulla qualità del prodotto.
Alcune innovazioni devono essere testate prima di una loro piena attuazione. Questo in particolare, è un menù stagionale nei ristoranti: se i clienti gradiscono nuove posizioni, possono essere trasferiti nella categoria dei permanenti. Nel momento in cui la direzione approva le modifiche, queste dovrebbero essere implementate in tutti i dipartimenti e servizi, comprese le filiali (questo vale già per il metodo di standardizzazione aziendale).
Stabilire l'interazione
I processi aziendali che coinvolgono diversi reparti subiscono dei rallentamenti se hanno pochi contatti tra di loro. La mancanza di interazione tra i reparti diventa spesso una “sofferenza” per le grandi aziende: i compiti si duplicano, più persone fanno lo stesso lavoro, il risultato si allontana. Tutto ciò è irrazionale e non redditizio per l'azienda.
Pertanto, è importante effettuare il debug della comunicazione tra unità di lavoro e reparti o dipendenti. Nelle piccole organizzazioni ci sono abbastanza riunioni di pianificazione classiche in cui vengono elaborati i piani e tutti riferiscono su ciò che è stato fatto. Solo i capi dipartimento partecipano a tali sprint per strutture più ramificate, mentre le attività vengono duplicate nei servizi online dove tutti i dipendenti possono vederle. Le chat aziendali generali sono un altro canale comodo e moderno per la comunicazione su temi di attualità.
